Jedes Unternehmen und gerade die IT-Abteilungen müssen aktuell mehr denn je auf die Kosten achten. Nicht nur die personellen Ressourcen werden innerhalb der IT immer kostenintensiver, auch die Hardwarekomponenten für Clients und die IT-Infrastruktur steigen immer weiter. Dieses ist begründet durch die aktuelle weltwirtschaftlich schwierige Situation. Erst vor kurzen hat die US-Notenbank (Fed) zum vierten Mal in Folge den Leitzins angepasst. Ergänzend dazu gibt es seit einigen Jahren immer wieder Lieferengpässe in nahezu allen Marktbereichen und einen starken Fachkräftemangel.
Viele unserer Kunden kontaktieren uns aktuell genau mit dieser Problemstellung. Wir wissen, dass durch das Management von IT-Prozessen standardisierte und harmonisierte Abläufe ermöglicht werden, welche nicht nur der IT, sondern auch allen beteiligten Stakeholdern von Nutzen sind. Dieses führt zu einer Reduzierung und Verbesserung der Kostenstrukturen.
Die Prozesslandschaft beinhaltet mehrere Ebenen, welche von Level zu Level an Detailierungsgrad und Informationsgehalt für jeden Nutzer dazu gewinnen. Ermöglicht wird dieses durch eine Prozesslandkarte auf der obersten Ebene. Diese setzt sich aus mehreren Prozessgruppen auf der nächsten Ebene zusammen. Oftmals orientieren sich die Prozessgruppen an den vorhandenen organisatorischen Strukturen innerhalb des Unternehmens bzw. der Abteilung. Auf der untersten Ebene befinden sich die Prozesse und Unterprozesse mit allen dazugehörigen Informationen. An jedem Prozessschritt ist definiert zu welchem Zeitpunkt, welche IT-Rolle welche Tätigkeit durchführt. Neben einer Definition „Was“ durchgeführt werden soll, kann dieses auch noch um ein „Wie“ ergänzt werden. Durch diese dokumentierte Definition der Tätigkeiten sowie der Prozessschnittstellen innerhalb der IT, als auch zu den beteiligten Stakeholdern, werden Doppel-, Nach- und Mehrarbeiten vermieden.
Ein weiteres Beispiel lässt sich anhand des Einstellungs- und Onboarding-Prozesses erklären. Neben Tätigkeiten in der HR oder in den Fachbereichen muss auch die IT frühzeitig eingebunden werden, um Hardware bereit zu stellen und Berechtigungen (für z.B. Business Applications oder Ordnerzugriffe) zu vergeben. Durch die Definition und Dokumentation dieses Prozesses wird ein strukturiertes und zeitoptimiertes Arbeiten ermöglicht. Hiermit ergibt sich eine kurzfristige Kostenoptimierung durch die verbesserte Planung der IT-Ressourcen. Mittel- bis langfristig werden Kosten reduziert, da die Planung der Hardwarebeschaffung vereinfacht ist, Lieferengpässe umgangen und kurzfristige Beschaffung zu höheren Preisen vermieden werden.
Langfristige Kostenverbesserungen durch eine etablierte IT-Prozesslandschaft ergeben sich im Anschluss durch die Chance, Automatisierungsmöglichkeiten zu erkennen. Dokumentierte Prozesse veranschaulichen sehr schnell, an welchen Stellen eine Software manuelle Tätigkeiten übernehmen kann. Eine Möglichkeit sind die Tätigkeiten im Service Desk: Hier können Kundenanfragen automatisch kategorisiert und zugeordnet werden. Auch vorausgefüllte Lösungsvorschläge oder ein Chat-Bot führen zu einer Entlastung der IT-Ressourcen.
Unsere Erkenntnisse aus den Kundenprojekten zeigen, dass eine Etablierung anhand der gängigen Frameworks wie z.B. ITIL, FitSM oder dem ISO-Standard durch einen fehlenden Praxisbezug schwierig ist. Hier haben wir Best-Practice Modelle entwickelt, um dies zu vereinfachen. Die Motivation unserer Consultants ist es, Sie bei dieser Fragestellung praxisnah und individuell zu beraten.
Kommen Sie auf uns für ein kostenfreies Erstgespräch zu, damit Ihre IT-Organisation nicht nur für die aktuellen, sondern auch für die zukünftigen Herausforderungen optimal aufgestellt wird.
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